Notulen van de Algemene Ledenvergadering, 18 april 2018

Associação Clube Neerlandês (NCA)
Notulen van de Algemene Ledenvergadering, 18 april 2018 in hotel Colina dos Mouros in Silves

Aanwezig: 30 stemhebbende leden, waaronder de voorzitter van de kascommissie, het comité van de Algemene Vergadering bestaande uit de voorzitter, secretaris, penningmeester, 2 bestuursleden, 1 aspirant bestuurslid en de leden Wouter Nooren, Winy Schalke, Marijke Rombouts, de heer en mevrouw Paul Beumer, Hans Veninga, Frank Spelbos, Don Meeuwissen, Paul Helmer, Saskia van Delft, René Timmermans, Hans en Henriette Beukert, John en Elly Beumer, Diana Steenbeen, Rens Kragtwijk, Wiro Bakker, Nancy Stelder, Wim en Marja van Broekhoven, Henk en Mieke Menkveld. 2 leden waren in het bezit van een stemmingsvolmacht.

Alle aanwezigen hebben de convocatie ontvangen alsmede de agenda die negen onderwerpen bevat. De secretaresse wordt aangesteld als notulist van de Algemene Vergadering.

1. Welkom
   De voorzitter opent om 20.00 uur de vergadering, heet iedereen welkom. Dit is de dertiende Algemene Ledenvergadering.
2. Quorum
   Aangezien het quorum niet behaald werd, werd de vergadering voor 5 minuten opgeschort.
3. Opening vergadering
   De voorzitter opent de vergadering om 20.05 uur en stelt allereerst de bestuursleden voor.
4. Algemeen verslag 2017

4a. Verslag voorzitter
De voorzitter vertelt uitgebreid wat er sinds september 2017 gebeurd is nadat hij ontdekte dat zijn voorganger een salaris ontving. Niemand van het bestuur was hiervan op de hoogte. Dat was mogelijk omdat naast de vereniging ook een bedrijfje bestaat, Centro de Apoio Neerlandês (Lda). Hierin komen de advertentie-inkomsten van de bladen binnen en worden de daaraan verbonden kosten grotendeels betaald, en ook zijn toenmalige salaris. Léon Geerlings was daar de sócio-gerente van en had daardoor volledige zeggenschap over de Lda. De overige bestuursleden en de verschillende kascommissies zijn nooit op de hoogte gebracht van wat er in de Lda. gebeurde. De voorzitter gaf verder uitleg over hoe het bestuur nu volledige financiële transparantie aan de leden heeft toegezegd. Vanaf nu laat het bestuur niet, zoals in het verleden, alleen de jaarcijfers van de Club zien, maar ook die van de Lda. En dat samen in een geconsolideerde jaarrekening van de Lda. en de Club.
Daarop stelt een lid voor om meteen maar naar punt 5) Financiën over te gaan.

5. Financiën
   Het is voor een paar leden moeilijk te begrijpen hoe een voorzitter, een man alleen, de volmacht heeft om geld naar zijn believen uit te geven. De voorzitter legt nogmaals uit dat het bedrijfje naast de vereniging, de Lda., door Léon Geerlings alleen bestuurd werd en vanuit dat bedrijf zichzelf een salaris heeft toegekend, zonder het mee te delen aan het bestuur. Daarover wil het bestuur, met de geconsolideerde jaarrekening van 2017, nu volledige transparantie bieden.

Toch wordt direct door een paar leden geëist dat een onafhankelijk accountants/strafrechtelijk onderzoek gestart wordt over de voorgaande jaren, om daarna te beslissen welke stappen moeten ondernomen worden om het geld te recupereren. Volgens de berekening van een van de leden gaat het over een bedrag van 150.000 euro. De voorzitter antwoordt dat Léon Geerlings zich inderdaad een salaris heeft toegekend, en dat hij ontdekt heeft dat het over een maandelijks bedrag van 950 euro ging, én dat dit verder tot het verleden behoort.
De voorzitter legt uit dat de Club en de Lda. juridisch en fiscaal gezien geen relatie met elkaar hebben en om fiscale redenen ook niet kunnen hebben. Verder, legt de voorzitter uit, is het zo dat een sócio-gerente van een Lda. wel segurança social moet betalen, maar zeker niet verplicht is zichzelf een salaris uit te keren, maar juridisch en fiscaal gezien kan en mag hij dat wel. De voorzitter is het daar ook niet mee eens, en begrijpt de frustraties van de leden, maar juridisch stond Léon wel in zijn recht. Een lid vraagt naar de onkostenvergoeding van 600 euro die aan Léon werd uitgekeerd, waarop de voorzitter stelt dat die uit de club kwam en altijd is goedgekeurd door de kascommissie en bovendien werd hiervoor decharge verleend op de ALV.

De voorzitter stelt de vraag waarom een onderzoek zou moeten ingesteld worden. Hij stelt dat het genoeg is om te weten wat er gebeurd is en er stappen zijn gezet om dit vanaf nu en in de toekomst een halt toe te roepen.

Een lid vraagt of de Lda. niet verwerkt kan worden in de vereniging. De voorzitter reageert hierop dat de vereniging dan haar status als vereniging kwijtraakt en dat betekent dat btw zou moeten geheven worden over de contributies. De voorzitter herhaalt nogmaals dat vanaf heden transparantie voorop staat en dat niet alleen de cijfers van de vereniging maar ook die van de Lda. bekend worden gemaakt.
Enkele leden staan er toch op dat er gestemd wordt over een onafhankelijk onderzoek. Enkele andere leden werpen nog tegen dat een onafhankelijk onderzoek veel geld en tijd zal kosten, dat als een strafprocedure gestart zou worden, dit minimaal 5 jaar zou aanslepen, en dat van een kale kip niet veel te plukken valt. Weer een ander lid vraagt wat degene die het onderzoek voorstelt nu eigenlijk wil bereiken, daar er juridisch gezien niets aan te doen is. De voorzitter stelt daarop nog eens dat hij aan zo´n onderzoek niet wil meewerken. Hij wil zijn vrije tijd wel graag voor de toekomst van de vereniging inzetten, maar niet voor zo´n onderzoek dat alleen maar veel tijd, energie en geld gaat kosten en uiteindelijk niets oplevert. Ook wanneer hij voorstelt om eerst eens naar de geconsolideerde rekening te kijken, wordt aangedrongen op een stemming.
Uiteindelijk wordt er toch overgegaan tot een stemming betreffende het onafhankelijk onderzoek: 8 leden stemmen voor, 19 leden stemmen tegen, het voorstel is afgewezen.

Dan stelt een lid dat de kascommissie is geronseld door het bestuur en niet onpartijdig aangesteld. De voorzitter antwoordt dat de kascommissie werd aangesteld op de Algemene Ledenvergadering van 2017.

Hetzelfde lid stelt dat de penningmeester informeel werd benaderd en niet officieel benoemd. De leden hadden geen inspraak in zijn benoeming. De voorzitter antwoordt dat in de buitengewone Algemene Ledenvergadering van november 2017 niet alleen Jos de Raaij werd aangesteld als penningmeester, maar ook Corien den Ouden en Cees Groenewegen officieel benoemd werden met goedkeuring van de leden.

Een ander lid stelt dat de oproep tot de Algemene Ledenvergadering versluierd is verlopen. In Nederland moet men minimaal 14 dagen op voorhand uitgenodigd worden. De voorzitter antwoordt dat de datum van de Algemene Ledenvergadering al bekend gemaakt werd in het januarinummer van de Blik op Portugal. Verder werd een uitnodiging geplaatst in het aprilnummer van de Blik op Portugal en een Nieuwsbrief met een herinnering aan de uitnodiging werd van tevoren verstuurd.

Een lid beweert dat in de notulen van een voorgaande Algemene Ledenvergadering opmerkingen niet in het verslag opgenomen zijn. De voorzitter antwoordt dat hij dit helaas niet kan bevestigen, noch ontkennen.

4b. Bestuur mutaties
In 2017 is er heel wat gewijzigd binnen het bestuur. In oktober zijn Léon en Connie Geerlings en Nicole van den Nouweland uit het bestuur vertrokken. En Corien den Ouden, Jos de Raaij en Cees Groenewegen kwamen in het bestuur. In november heeft Cees Groenewegen besloten om weer uit het bestuur te stappen.

4c. Notulen 2017
De notulen van de Algemene Ledenvergadering gehouden op 20 april 2017 worden in stemming gebracht. Een lid vraagt waar die te vinden waren. De voorzitter antwoordt dat die, zoals in de bevestigingsemail naar de aanwezige leden vermeld staat, al een jaar lang op de website van de club staan. Dertien leden stemmen voor goedkeuring en 3 leden stemmen tegen. De notulen van de ALV van 2017 zijn hiermee goedgekeurd.
Een lid merkt op dat in de vorige ALV ingestemd werd met een contributieverhoging en dat het bestuur zich daar niet aan gehouden heeft. De voorzitter antwoordt dat dat klopt. In een bestuursvergadering werd besloten dat de verhoging niet nodig was. Sterker nog, in de toekomst zou de contributie mogelijk verlaagd kunnen worden.

4d. Ledenverloop
Begin 2017 waren er 1124 leden, eind 2017 waren er 1143 leden.
Begin dit jaar werd besloten om de basis- en volledige leden samen te brengen onder één noemer: het particulier lidmaatschap.

4e. Activiteiten / Evenementen
Helaas is het door alle omstandigheden in 2017 niet mogelijk geweest om ook nog de Jaarmarkt te organiseren.

5. Financiën

5a. Verslag penningmeester
Iedereen krijgt het verslag van de penningmeester en de penningmeester geeft toelichtingen hierop.
Een lid vindt dat het onderhoud voor de website ad. 250 euro per maand te duur is. Hij stelt voor om onder de leden een andere webmaster te zoeken. Een ander lid vindt het een vreemd argument, dat als iemand niet in de Algarve woont, zoals zijzelf, niet eens een voorstel voor de nieuwe website voor de NCA mag maken en stelt de vraag waarom er geen algemene aanbesteding wordt gedaan.
De voorzitter antwoordt dat hij graag samenwerkt met mensen die hij ook regelmatig kan zien. Daar dit lid als webbouwer aangaf in principe nooit in de Algarve te komen, is dat geen goede basis voor een samenwerking. Verder heeft de NCA al jaren een goede samenwerking met het bedrijf idMore.
Een lid vraagt of idMore een relatie heeft met iemand in het bestuur, wat de voorzitter ontkent. Hij beklemtoont nogmaals dat hij een prettige samenwerking heeft met idMore. Bovendien worden er vaak complimenten gegeven over de bladen. Het klopt dat de website vernieuwd moet worden, wat voorzien is in het budget 2018.

6. Plannen 2018

6a. Bestuur mutaties
Helaas neemt Ben ten Hoeve afscheid. De voorzitter dankt hem van harte voor zijn inzet die hij al die jaren geleverd heeft.
Nieuw aspirant bestuurslid is Margaret Krijnen. Zij zet zich vooral in voor de evenementen. Er wordt gestemd over haar toetreding tot het bestuur, met 0 stemmen tegen.
Tweede nieuw aspirant bestuurslid is Edwin Geelen die helaas niet in de gelegenheid was aanwezig te zijn. Hij is gevraagd om de Vlaamse tak van de vereniging te versterken en zal o.a. de organisatie van de jaarmarkt op zich nemen. 24 leden stemmen voor.

6b. Leden geografisch
Ca. 660 leden wonen in de Algarve, 220 leden in de rest van Portugal. 280 leden wonen in België en Nederland. Ondanks een concentratie aan leden in de Algarve zien we toch ook een grote groep buiten de Algarve. Graag willen we voor alle leden een zo groot mogelijke waarde van het lidmaatschap creëren.

6c. Activiteiten / Evenementen
De waardevermeerdering van het lidmaatschap gaan we proberen te realiseren door:
– de bladen blijvend te vernieuwen;
– een compleet nieuwe website die veel eenvoudiger en toegankelijker moet zijn en met nog meer actueel nieuws gevuld moet worden naast alle andere informatie.
– De bestaande informatierapporten up-to-date te brengen (er komt versterking op kantoor, zodat Sabine de update van de informatierapporten op zich kan nemen);
– door de facebookpagina actiever te gaan beheren;
– met het organiseren van activiteiten zoals de nieuwjaarsborrel, de ondernemersclubbijeenkomsten, het filmfestival, de koningsdagviering en een mosselfeest i.p.v. de haringparty, en de jaarmarkt.

7. Financiën

7a. Budget 2018
De penningmeester geeft toelichting op het budget voor 2018.

Een lid vraagt waarom er niet wordt samengewerkt met Afpop. Zij geven goede informatie, waarom wordt daar geen gebruik van gemaakt? De voorzitter antwoordt dat hij Christopher Reeve al gesproken heeft, maar ook voor deze informatie zou betaald moeten worden.

Een lid vraagt of de websitekosten onder de vereniging of onder de Lda. vallen. De voorzitter antwoordt dat binnen de Lda. de btw aftrekbaar is. Er wordt altijd gekeken wat voor de club het meest voordelig is.

Een lid vindt de 3.000 euro die voorzien wordt voor het kindertehuis niet in het budget thuishoren. Hij vindt dat tijdens evenementen zoals bv. de jaarmarkt daarvoor op vrijwillige basis de leden om een bijdrage gevraagd moet worden. De voorzitter vraagt daarop of hij of enig ander lid bereid is zich als vrijwilliger op te geven om deze bijdrage bij elkaar te halen. Hierop reageert niemand. Ook een ander lid vindt dat als je zo´n bedrag opneemt in het budget zo´n kindertehuis er al op rekent en je dus nooit meer terug kunt. De voorzitter antwoordt dat het een budget is en dus een intentie en niet een vast gegeven. Verder stelt de voorzitter dat in de statuten van de vereniging staat dat wij een plicht hebben naar ons gastland Portugal. Samen met vrijwillige bijdragen van derden dragen wij daarom graag een steentje bij aan het Kindertehuis in Alvor. Het voorstel om de 3000 euro uit het budget te halen wordt toch in stemming gebracht en met 2 stemmen voor en 23 stemmen tegen wordt het voorstel afgewezen. Waarop het lid, Wiro Bakker, aangeeft alsnog zo´n bedrag van 3.000 euro te doneren. De voorzitter bedankt Wiro Bakker voor deze gulle geste.

De penningmeester geeft een toelichting op de verhoging van de huisvesting van de club. Dit is omdat tot op heden nog geen elektra en water betaald werd.

7b. Aanstellen kascommissie 2018
Naast Rens Kragtwijk moet nog een vrijwilliger aangesteld worden. Don Meeuwissen biedt zich aan. 20 leden stemmen voor.
Rens Kragtwijk haalt aan dat hij volgend jaar ook de cijfers en de boeken van de Lda. wil inzien. De voorzitter antwoordt hiermee uiteraard akkoord te gaan.

8. Rondvraag
   Een lid stelt dat hij vindt dat de voorzitter niet alleen mag beslissen over geldzaken. De penningmeester antwoordt dat er wettelijke regels te volgen zijn voor zowel de Lda. als voor de vereniging. Om de betalingen van de Lda. en van de Club goed te keuren zijn er altijd twee handtekeningen nodig. Sabine zet de betalingen klaar en de voorzitter én de secretaris moeten ze accorderen voor de club. En de voorzitter en de penningmeester moeten ze goedkeuren voor de Lda.

Een lid stelt voor om een maximum te stellen waarover het bestuur vrij kan beslissen. Waarop een ander lid zegt dat het bestuur wel moet kunnen handelen en niet voor het miste of geringste een ALV bij elkaar moet roepen. Een lid stelt voor om een limiet van 10.000 euro te stellen. Waarop een ander lid zegt dat zo’n garantie niets oplevert. Stel je bv. een factuur voor van 12.000 euro. In dat geval zou de factuur opgesplitst worden in twee betalingen. Vertrouwen hebben is noodzakelijk.

Een lid haalt terecht aan dat nog niet gestemd werd over het verslag van de kascommissie. De voorzitter biedt zijn excuses aan.

5b. Kascommissie 
De voorzitter van de kascommissie, Rens Kragtwijk, haalt aan dat de taak van de kascommissie geen vastomlijnde taak is maar eerder gebaseerd is op steekproeven. Tijdens het gesprek met de voorzitter en de penningmeester werd het de kascommissie duidelijk dat er naast de vereniging ook een Lda. bestaat maar dat ze daar geen oordeel over hoeven te vellen, dat ligt bij de accountant van de Lda. Binnen die context heeft de kascommissie met diverse steekproeven de boeken van de vereniging gecontroleerd en geen onregelmatigheden gevonden. In een stemming wordt met 23 stemmen voor het bestuur decharge verleend.

Een lid zegt dat zij kinderactiviteiten mist. De voorzitter antwoordt dat diverse kinder-activiteiten zoals het Sinterklaasfeest door de jaren heen door de verschillende Nederlandse scholen zijn overgenomen. Het nieuw bestuurslid, Margaret Krijnen, gaat contact opnemen met het desbetreffend lid en kijken wat de mogelijkheden zijn.

Een lid vraagt of voor de Lda. een accountant is aangesteld. De penningmeester vertelt dat de accountant van de Lda., Simões in Silves, nog met de jaarrekening over 2017 bezig is. In 2019 zal er gezorgd worden dat deze klaar is voordat de Algemene Ledenvergadering plaatsvindt, zodat deze aan het verslag kan toegevoegd worden.

9. Sluiting van de vergadering
   De voorzitter dankt de aanwezigen en sluit de vergadering om 22.10 uur.