Notulen ALV d.d. 19 april
Aanwezig 28 stemhebbende leden waaronder: Luc Hautvast, Kethrin Megens, Margaret Krijnen, Pieter van Veen, Jacqueline Ram, Bruno Vermin Melo en Michele Wolters. Tevens aanwezig Carla Kersten van de kascommissie.
Notulen: Michele Wolters
Alle aanwezigen hebben de convocatie ontvangen alsmede de agenda.
Welkom door Eelco Schaap, dagvoorzitter.
Omdat er geen quorum is, wordt de vergadering gesloten. Eelco heropent de vergadering.
De notulen 2023 worden goedgekeurd.
Voorstellen en aannemen nieuwe bestuursleden
Margaret: dank voor 4 jaar voorzitter. Edwin Gelen (secretaris) heeft ook te kennen gegeven niet verder te gaan. Voorstel om Jacqueline Ram als nieuwe voorzitter te benoemen en Pieter van Veen als secretaris. Iedereen mee eens.
2023
Verslag van de voorzitter.
-Jacqueline presenteert en analyseert de plannen van 2023, waaronder de missie en de hoogtepunten.
Verslag van de penningmeester
-Aantal leden 50 meer dan vorig jaar, toch groeien we de laatste maanden niet meer. Daardoor contributie inkomsten lager. Voordeel kosten gaan 1 op 1 mee, dus minder leden, minder kosten.
-Activiteiten worden op basis van budget neutraal gerealiseerd, op een paar na zoals de ALV en nieuwjaarsreceptie. Afgelopen jaar hebben door omstandigheden een aantal activiteiten verlies geleden, daarom kosten boven het budget.
-Algemene kosten NCA zoals huur, telefoon, internet, website, fb moderatie etc, etc. plus personen kantoor en bestuur zoals reiskosten. Minder uitgegeven dan 2022.
-We hebben veel activiteiten georganiseerd dan gepland, dus dat kost meer.
-Totaal resultaat: verlies van bijna 4000 euro, komt met name door achterstand contributie inkomsten.
-Balans: verlies gaat van eigen vermogen af. Eigen vermogen is nu 18.5000,- (per 1 jan 2024.)
-Charity account: doel is om weinig geld op charity bank rekening te hebben. We zullen 1 wervingsactie houden dit jaar.
-2023: Grote uitgave bouw van aanbouw kindertehuis Bom Samaritano. Was duurder dan geraamd, NCA heeft aangevuld vanuit charity account. Daarnaast nog wat kleine uitgaven gedaan naar goede doelen.
Vragen?/antwoorden
Waarom minder leden?/ top 3 van meest voorkomende redenen: Verhuis terug naar NL, overlijden, en teveel Algarve gericht. Onduidelijk over instroom waarom ene keer meer of minder.
Kascommissie-verslag
Carla aanwezig, Ben is afwezig in verband met ziekte.
DECHARGE beleid bestuur voor 2023 en kascommissie
-unaniem goedgekeurd.
2024
Vooruitzichten van de voorzitter
Belangrijkste punten:
- In plaats van kwantitatieve groei zal het bestuur zich richten op een kwalitatieve groei
- Door actief invullen van de missie, het informeren van onze leden rondom wonen, werken en leven in Portugal
- Kennisoverdracht, inzet van verschillende media, beheer van de social kanalen en publiceren van kennisdossiers en overige actuele relevante informatie
- Digitalisering van het magazine Blik op Portugal
- Charity fondsenwervingsactie en herrijken van de uitgangspunten
- Heractiveren van de ondernemers club, het opnieuw formuleren van het doel, de activiteiten en de voordelen voor de ondernemers. Margaret gaat dit oppakken.
- Organisatie – verder optimaliseren, inzet kennisexperts, samenwerkingsverbanden en vrijwilligersbestand
- Grotere activiteiten blijven
Vooruitzichten van de penningmeester
- In 2023 verlies gemaakt – doel is om zeker te maken dat dat niet in 2024 gebeurd.
- Contributie per 1 Januari voor alle leden verhoogd met EUR 5,- (o.b.v. 1600 leden betekend dit 8 kEUR meer inkomsten)
- Geen groei in aantal leden gebudgetteerd.
- Kosten reductie d.m.v. sluiten kantoor Silves per 1 April
- Mogelijke introductie digitale BOP op basis van kosten / inkomsten neutraal
- Geen overige inkomsten (in 2021 en 2022 significant vanwege afwikkeling LDA)
- Extra kosten voorzien om betere / meer activiteiten te organiseren
Budget 2024: totaal resultaat: NUL
Aanstellen kascommissie 2024
Carla en Ben stappen op
Fons van den Brink en Franks Godts hebben zich aangemeld.
Frans en Fons installeren nieuwe kascommissie? OK
Voorstel optie aanpassing/differentiatie contributie
Het bestuur wil graag wederom de flexibiliteit hebben om in de toekomst (indien nodig) de contributie kosten voor leden aan te passen.
Hiervoor voorzien wij op dit moment de optie om de contributie voor leden met post-adres buiten Portugal tot maximaal 20 Euro hoger (het kost op dit moment EUR 20 per jaar om de BOP buiten Portugal te laten bezorgen). Dit zal mogelijk gecombineerd worden met de optie om een digitaal abonnement voor de BOP af te sluiten.
Het bestuur vraagt bij deze goedkeuring hiervoor.
Unaniem ok
Rondvraag/antwoord
-Nederlandstalig ipv Nederlanders./ Dat doen we al.
-Wordt er onderscheid tussen digi en blad in papier gemaakt./Mark: veel leden willen toch het blad hebben. We gaan dit nog uitzoeken en stap voor stap met digi kennis maken.
-Groot deel van budget gaat naar blad. Ik wil liever dat het naar activiteiten gaat. Waar wil je als lid je geld aan besteden? /Veel leden vinden het blad heel belangrijk.
-Waarom komen geen nieuwe leden? Wat zouden nieuwe leden belangrijk vinden om lid te worden./papier is niet meer van deze tijd, we gaan het uitzoeken
-De 2 doelstellingen verbinden en informatie: het blad verbind geen leden./Het blijft een discussie
-Wie is verantwoordelijk voor bezorging BoP?/ Capslock
-Ik ontvang het blad pas 6,7 of 8 ste van het maand. Dan mis ik activiteiten. Voor mij een rede om te stoppen/Daar kan de NCA niks aan doen, dat ligt bij de CTT. Meeste activiteiten 2e helft van de maand, en staan op website en nieuwsbrief die altijd halverwege de maand verzonden wordt met overzicht van activiteiten voor de komende maand..
-Ik krijg geen Blik op Algarve(BOA) 2x?/ BOA is BOP. BOA is identiek aan BOP allen cover is anders. BOA grote oplage om te distribueren.
-Kan Capslock ongenoegen kenbaar gemaakt worden over late bezorging?/ Ja dat doen wij. Het gaat zelfde dag weg. Het ligt aan de CTT. Wij kunnen dat niet veranderen.
-Belastingen. Iedereen heb ik aangeschreven. Niemand reageert. Hebben jullie idee die mij kan helpen./Fons zegt dat hij een adres heeft en iemand kan aanbevelen.
Eelco sluit de vergadering.
