Associação Clube Neerlandês
Notulen van de Algemene Leden Vergadering
26 augustus 2020 – 11.00 uur

Aanwezige bestuursleden: Jos de Raaij, Joost Rombouts, Bruno Fermin Melo, Jan Menninga, Margaret Krijnen

Afgemeld bestuurslid: Edwin Geelen.

Aanwezige leden: Hans Mulder, Mart Bordewijk, Rens Kragtwijk, Wim van Broekhoven, Ben en Jenni van Dijke, Kasper Bosma, Karel Bertels, Antony Keizer, Nienke Keizer, Marijke Rombouts, Heleen en Arnik Plomp en Hans Veninga. 

  1. Welkom door Joost Rombouts

Dit is alweer de 15e ALV van de vereniging en de 3e door mij (Joost Rombouts) wordt voorgezeten.

  1. Opening vergadering

Geen quorum. Officieel sluiten. Joost heropent de vergadering.

Voor het eerst is de ALV niet in april maar in augustus, vanwege corona.

Graag maskers ophouden. Behalve als je spreekt.

Voorstellen aanwezige bestuursleden en notulist

  1. Goedkeuring notulen 2019

Stemming: 18 goedkeuring 1 onthouding Hiermee zijn notulen 2019 goedgekeurd.

  1. Verslag van de Voorzitter 2019

Het was een goed jaar. Leden aantal met 10% gegroeid naar bijna 2370 leden.  Advertentie verkoop is niet van de grond gekomen. We hadden vorig jaar beloofd dat we bij mindere inkomsten ook naar de kosten zouden kijken, en dat hebben we gedaan:

  • We hebben een nieuwe accountant.
  • Verandering IT leverancier.
  • Kantoor is verhuisd naar Silves.

Ledenvoordeel: we hebben verschil gemaakt in kosten bij activiteiten voor leden en niet leden.

Evenementen: Nieuwe activiteiten zoals de disco avond, pub quiz en Nca muziek avond. Activiteiten zijn goed bezocht.

Media: wens was dat de Blik op Portugal voortaan voor de 1ste van de maand bij de leden op de mat zou liggen en dat is gelukt. De Blik op Algarve, onze zomereditie is ook goed bij de leden aangekomen. Portugal Gids heeft in 2019 een record aantal advertentie. De NCA webpagina wordt steeds beter bezocht en door een steeds grotere groep leden.

Op de FB pagina nog steeds dagelijks nieuwe leden. Helaas wordt er nogal eens de draak gestoken met een onderwerp, gelukkig vangt Yayeri dat meestal goed op.

Charity. Sinds lange tijd een goede relatie met het kindertehuis. Vorig jaar het hek gerepareerd (700 euro) en medicijnen betaald voor enkele kinderen (1300 euro). De Rotary van Portimao heeft ook voor dit kindertehuis gekozen en willen een golftoernooi organiseren. Helaas door corona staat dit op losse schroeven.

  1. Verslag van de penningmeester 2019

De boekhouding van de vereniging wordt door secretariaat gedaan. In het verleden deed Simoes de boekhouding van de Lda. We hebben een nieuw boekhouder voor de Lda, Ctec Silves. Doet het beter en heeft reeds enkele problemen voor de club/Lda voorkomen.

De winst en verlies rekening geeft goed beeld van de financiële situatie, we eindigen 2019 met een kleine winst van 361 euro.

Verkoop advertenties lager dan 2018. En lager dan gebudgetteerd. Wel meer leden en contributies. En meer inkomsten via activiteiten.

In kosten gesneden ( ander kantoor oa.). ca 3000 euro bezuinigd.

Eigenvermogen 44.000 geeft Lda en daarmee de club een goede buffer. Vereniging mag geen winst maken, daarom zit het vermogen in de LDA.

Vraag 1: Eén euro verschil in balans 2019. Antwoord: Is bekend, komt door afronding.

Vraag 2: Wat zijn kruis-posten op de winst en verlies rekening? Antwoord: overboeking van club naar Lda en vice versa

6 Verslag kascommissie

Rens Kragtwijk, namens de kascommissie: door de corona is de controle per email gegaan, wat uiteindelijk goed bevallen is. Jos heeft alle vragen (25) keurig beantwoord. Het was intensiever, maar werd beter en duidelijker bevonden dan mondeling.

Uiteindelijk uitgebreide kascontrole.

7 Voordragen nieuwe voorzitter

Na een interim voorzitterschap van Joost Rombouts van ruim 3 jaar stelt Joost een nieuwe voorzitter voor: Margaret Krijnen.

Joost verteld: 3 jaar geleden kwam Margaret op bezoek en meldde zich spontaan aan als bestuurslid en gaf toen ook al aan wel voorzitter te willen worden.

Intussen heeft Margaret diverse activiteiten ontwikkeld binnen de NCA en heeft ze met Chantal een duo column in de Blik op Portugal. In januari zei ze JA tegen voorzitterschap. Door corona heeft het even geduurd.

Stemming: 18 goedkeuring 1 onthouding Hiermee is Margaret onze nieuwe voorzitter!

Joost geeft hamer om stem kracht bij te zetten. En draagt hiermee symbolisch het stokje over.

Margaret:

Onze oude voorzitter wordt in het zonnetje gezet. Joost al 8 jaar bij bestuur, waarvan ruim 3 jaar voorzitter.

Joost heeft het ongelofelijk goed gedaan. Ook 5 jaar ondernemersclub

Cadeau geven. Golf wind jack!

8 Vooruitzicht van de voorzitter 2020

Margaret stelt zich voor. 9 jaar geleden naar Algarve. Woont in Portimao en runt bedrijf in gezondheid en medisch toerisme. Recentelijk heeft ze een boekje geschreven over haar overleden zoon. Margaret is blij met deze enthousiasme mensen om verder te gaan met NCA. Waar staan we voor?

Kernwaarden sessie gedaan. Wat willen we uitstralen en waar staan we.

Ik zie veel potentieel en mogelijkheden voor de NCA. Ik is uiteraard wij.

Voorlopig plan NCA

Wat leeft er onder de leden. Waar is de behoefte?

Voorlopig 5 jaar plan.

2500 betalende leden, in België en NL. 70 betalende zakenleden. In Portugal 600 actieve bedrijven, daar moet meer aandacht aan besteedt worden. Doel: over 5 jaar 5000 leden.

Hoe kunnen we beter aansluiten en beter bedienen?

Doelgroep.  Nederlandstalige bedrijven, expats, overwinteraars, gezinnen, jongeren, residenten, alleenstaanden

Communicatie items: we willen meer op soc. media aanwezig zijn, en nieuwe media aanboren zoals LinkedIn, Instagram en YouTube.

Partners: nu geen, in toekomst hopelijk wel. Zoals Belgisch en Nederlandse ambassade, brandweer etc.

Liefdadigheid. Geld geven aan brandweer in ruil voor sessie over brandveiligheid bijv.

Adverteerders: wordt in 2020 meer aandacht besteedt.

Transparantie is een belangrijke kernwaarde.

De NCA moet een goede brug zijn tussen Nederlandstaligen en Portugal. Centrum voor kennis en advies. Bel de NCA!

Missie NCA:

  • Informeert en biedt ondersteuning en hulp.
  • Optimaal ledenvoordeel. Bijv collectieve verzekering.
  • Centrale vraagbaak.
  • Gemeenschap(community) samen met elkaar en door elkaar.

Activiteiten in Algarve en uitbreiden naar Lissabon en noorden (ooit)

Communicatie: BoP, nieuwsbrief, Facebook. En nieuw LinkedIn, Instagram en YouTube.

Thema’s en activiteiten introduceren. Met, voor en door leden. Meer verbinding onderling.

En meer aandacht voor ondernemers in Portugal.

Doelstelling:  Kernwaarden. Toetsen met leden onderzoek.

Wat hebben we al gedaan:

Focus adv. verkoop. Adv verkopers actief aan de slag.

Media team. Sabine en Roel hebben veel werk verzet. Uitgebreid met Rob Does, de nieuwe eindredacteur van Blik op Portugal.

Back office Michele Wolters. Deze moet verbeteren.

Samenwerking zoeken met contacten zoals met Portugal News. De Portugal News hebben heel groot bereiken in de Algarve. Interessant.

Als u ideeën heeft over welke partijen interessant zijn. Laat het weten!

Activiteiten coördinatie Diana Steenbeek.

Verlanglijst:

  • Het is van wezenlijk belang een ledenonderzoek te doen om te inventariseren waar de behoefte onder de leden liggen.
  • Maximaliseren van ledenvoordeel bijv. passende ziektekostenverzekering.
  • Kennis maken met allerlei organisaties.

Covid proef activiteiten;

  • Maandelijks koffie ochtend. –samen thema, eerste is 21 september 11 uur. Belgian corner-mar shopping
  • Olhao wandeling plus mosselen eten 24 okt.
  • C19 proof pub quiz
  • Movement beyond fifty workshop
  • Ondernemersbijeenkomst oktober
  • Introductie yoga

 

WAT zoeken we?

Nieuwe bestuursleden, want Joost en Jos houden er in april 2021 mee op.

Nieuwe kascommissie, iemand met boekhoud affiniteit

Alle ideeën en opmerking van harte welkom.

Vraag 1: Staan de activiteiten in Blik op Portugal? Antwoord: Ja.

Vraag 2: het bestuur praat over 2500 betalende leden maar dat geeft een verkeerd beeld moet dat niet zijn 1250 betalende leden? Antwoord: ja, dat klopt dat is een betere weergave, wij gaan altijd uit van gemiddeld twee mensen per lidmaatschap

Vraag 3: er zijn ca 45.000 Nederlandstalige mensen in de Algarve. Moeten we daar niet meer leden van binnenhalen? Antwoord: ja graag zelfs

Vraag 4: De Afpop geeft ook kortingen op verzekeringen. Wellicht hiermee samenwerken? Antwoord: gaan we bekijken

Vraag 5: Jammer dat nl consulaat niet meer in Albufeira zit. Waarom niet consul naar Algarve? Wij moeten nu naar Lissabon. Je moet afspraak maken etc. terwijl veel Nederlanders in Algarve zitten. Antwoord: mee eens

Vraag 6: Juridische problemen die veroorzaakt worden door wetswijzigingen door Nederlandse staat worden door een vereniging met zetel in Spanje aangepakt. Zij spannen zelfs rechtszaken aan tegen Nederlandse Staat. Waarom niet samenwerken met deze organisatie? De Nederlandse ambassade zal hier niet blij mee zijn?  Antwoord: Of de ambassade hier blij mee is moet je hen vragen. Als er info beschikbaar komt zullen we die uiteraard in ons blad communiceren

Vraag 7: Waarom zo weinig mensen op ALV? Dit is toch unieke gelegenheid? Antwoord: goede vraag, alle leden zijn welkom

Vraag 8: Als jullie geïnteresseerd zijn, ik (Hans Venninga) heb goede connecties bij de KvK. Verder bestaat er al een Tuinclub, mijn (Hans Venninga) vrouw is voorzitter. Er was ook een wandelclub. Het zou mooi zijn als er weer meer activiteiten worden ontplooid: Antwoord: mee eens gaan we naar kijken.

Vraag 9: Cadeau Joost, bij andere vereniging wordt meer gedaan behalve T-shirt (windjack). Moet hij geen Erelid worden? Antwoord: Geste is leuk. Erkenning en waardering. Maar dan moet dat wel inhoud gegeven worden zoals vrijstelling van contributie en een ambassadeurs functie van de club zijn. Dit moet intern geregeld worden, de statuten hoeven hier niet voor aangepast te worden.

Stemming: 18 goedkeuring 1 onthouding Hiermee is Joost Erelid geworden

Vraag 10: En Sabine ook Erelid maken. Stemming 16 voor 1 onthouding 2 tegen. Antwoord van een ander lid: Sabine wordt betaald voor haar werk, dus waarom erelid? Joost doet het als vrijwilliger!  De stemming wordt teruggedraaid. Het erelidmaatschap zal verder uitgewerkt worden.

Vraag 11: Om alle ideeën te realiseren heb je meer mensen nodig! Antwoord: is dit een open sollicitatie?

9 Vooruitzicht penningmeester 2020

Door Covid zijn dingen anders gelopen Dit is dan ook geen budget maar meer een schatting voor 2020

De Blik op Algarve is niet uitgebracht, vanwege de Covid was het bijna onmogelijk advertenties te verkopen.

Mede daarom zal de Portugal Gids naar januari 2021verplaatst worden.

In 2020 zijn er nieuwe advertentieverkopers aangesteld.

Ons bestuurslid Jan, verantwoordelijk voor advertentieverkoop, geeft uitleg. Grote moeite om mensen te vinden. Nu 3 mensen aan de slag in gebieden Faro, centraal Algarve en buiten Algarve. Sinds mei zijn ze potentiële adverteerders aan het benaderen. Betaling advertentie verkopers: ze krijgen een klein basis salaris naast commissies per verkochte advertentie. Het is een investering: de kosten gaan voor de baten uit. Dit jaar naar schatting 2.500 euro verlies. Deze dalende trend moet weer een opwaartse trend worden. We bouwen aan een nieuwe werkwijze. Er gaat nog veel mis, maar ook heel veel goed.

Vraag 1: Kunnen we advertentieverkopen beter acquisiteurs noemen? Antwoord: we nemen het in overweging.

Vraag 2: Vaste vergoeding met commissie en km vergoeding. Dat is risico. Hoelang ga je door met een vaste vergoeding? Antwoord: Ja, dat is een risico, als een verkoper na 3 maanden minder verkoopt dan ze kosten, dan gaan we kijken wat er anders moet.

10 Aanstellen kascommissie 2020

Vraag 1: Begroting buiten werking gesteld? Wat moet kas commissie doen volgend jaar? De lading van deze vergadering is best groot. Er komt veel meer tot je dan ik (Rens Kragtwijk) had kunnen bedenken. Mocht niemand gevonden worden, wil ik het overwegen. Maar beter na 3 jaar dat iemand anders het gaat doen. Antwoord: We zullen adv plaatsen in volgende blad mocht niemand zich aandienen.

11 Rondvraag

Vraag 1: Sabine weg als betaalde werknemer maar wel als redacteur betaald? Antwoord: Ja,  Sabine en Roel blijven aan als betaalde redactie. Opmerking: Niemand is bij de NCA in dienst. Alleen betaald via Recibo Verdes. Ook de adv. verkopers. De NCA heeft geen werknemers en geen loonlijst dus.

Vraag 2: Ik (Ben van Dijke) heb wel interesse in de kascommissie, hoeveel tijd is er mee gemoeid? Antwoord: Enkele uren tot maximaal een paar dagen en dat 1 x per jaar Dit jaar meer gefaseerd, vanwege Corona hebben we alles via internet gedaan en waren het 3 sessies. Ben gaat met Rens overleggen.

Vraag 3: Ik (Ben van Dijke) wil de Algemene Leden Vergadering promoten bij de leden. Hierover wil ik graag met het bestuur rond de tafel om. Ik wil meer enthousiasme creëren voor ledenvergadering. Antwoord: helaas konden we de aankondiging niet in het blad vermelden daar er in augustus geen blad is, maar je bent van harte welkom

Vraag 4: Er zouden meer werkgroepen moeten komen zoals werkgroep ALV, werkgroep activiteiten. Antwoord: ja graag, helemaal mee eens, is dit ook een open sollicitatie…

Vraag 5: wat zijn de eisen voor leden kascommissie? Antwoord: Je moet het verschil tussen credit en debet weten. Geen boekhoudkundige ervaring nodig. Geïnteresseerd in onze boekhouding zijn.

Vraag 6: Ik wil graag het bestuur voor haar enorme inspanning als vrijwilligers bedanken.

En hiermee wordt de Algemene Leden Vergadering van de NCA om 13.00 gesloten