Associação Clube Neerlandês (NCA Portugal)
Notulen Algemene Ledenvergadering 17 april 2019 in Golfclubhuis Amendoeira in Alcantarilha
Aanwezig: Rudy Heyns, Inge van Osselaer, Alexander Abram, Betty en Jan van der Bij, Rens Kragtwijk, Wim en Marja van Broekhoven, Saskia van Delft, René Timmermans, Roland Decossaux, Marijke Rombouts, Karin en Marc Hemminga, Frank Spelbos, Corien den Ouden, Bruno Fermin Melo, Edwin Geelen, Jos de Raaij, Joost Rombouts en Sabine Seys.
Bericht van afmelding: Margaret Krijnen en Don Meeuwissen.
De voorzitter opent de vergadering om 20.00 uur om te constateren dat er geen quorum is en besluit de vergadering te sluiten. Dertig minuten later opent de voorzitter weer de vergadering en heet alle aanwezigen nogmaals van harte welkom op de 14de Algemene Ledenvergadering van Associação Clube Neerlandês (NCA Portugal).
De notulen van de ALV 2018
Een lid stelt dat hij in de notulen mist dat het bestuur vorig jaar toegezegd zou hebben om een maximumbedrag van 5.000 euro vast te stellen waarover het bestuur vrij kan beslissen. De voorzitter zegt dat hij zich dat niet herinnert en verwijst naar de tekst in die notulen die volgens hem precies verwoordt wat er wel is afgesproken. De voorzitter van de kascommissie stelt dat het misschien sowieso wel goed is om een limiet te hebben, bijvoorbeeld de helft van het jaarbudget van de vereniging, en dit vast te leggen in de statuten. Een bestuurslid stelt dat dit wettelijk niet mogelijk is. Wel kunnen we zo´n limiet hier in deze vergadering afspreken. De voorzitter stelt dat zo´n limiet een papieren tijger is en dat de verantwoording voor het financiële beheer van het bestuur hier in deze vergadering ieder jaar wordt afgelegd. Op verzoek van één van de aanwezige leden vraagt de voorzitter de aanwezige leden om een stemming over de vraag of er behoefte is aan zo´n limiet: 1 lid stemt voor en 17 leden stemmen tegen. Voorstel is afgewezen.
De voorzitter vraagt de aanwezige leden om goedkeuring van de notulen van de ALV van 2018: 17 leden stemmen voor 0 stemmen tegen. Hiermee zijn de notulen van de ALV 2018 goedgekeurd.
Verslag van de voorzitter over het jaar 2018 en zijn vooruitzichten voor 2019. Hierbij de belangrijkste punten uit zijn verslag:
Advertentieverkoop moet drastisch worden verbeterd en het bestuur is dan ook druk bezig om een professionele advertentieverkoper/verkoopster aan te stellen en verwacht daarmee weer een groei van de inkomsten te creëren. Een van de leden vraagt of er ook online advertenties kunnen komen? De voorzitter vertelt dat dat zeker mogelijk is en dat daar ook aan gewerkt wordt.
Afscheid bestuurslid Corien den Ouden. De voorzitter bedankt Corien voor haar tijd, energie en inzet, vooral op het gebied van onze sociale media-activiteiten.
Aanstelling nieuw bestuurslid Jan Mennenga. Helaas kan Jan er niet in persoon bij zijn en de voorzitter leest een introductiebrief voor van Jan Mennenga. Hierin vertelt Jan dat hij veel buitenlandse ervaring heeft opgedaan voor Philips en dat hij voor een platform voor expats InterNations diverse grote en kleine events heeft georganiseerd. De voorzitter vraagt of de aanwezige leden voor zijn aanstelling als secretaris willen stemmen: 17 leden stemmen voor en 0 leden stemmen tegen.
Onze Facebookpagina wordt door veel leden en niet-leden bezocht (we hebben nu ca. 3300 Facebookleden). Er worden op die pagina veel interessante vragen gesteld en door velen worden er allerlei meer en minder interessante antwoorden gegeven, een levendige pagina dus. Maar waar we op gehoopt hadden, dat er steeds meer leden via Facebook op onze webpagina komen en zich aanmelden als lid, zien we nog niet gebeuren. Het bestuur gaat samen met de Facebookpagina-beheerder en de webpagina-beheerder proberen om dit toch te bewerkstelligen. Een lid vraagt waarom we niet op Instagram zitten, dit is het platform van de toekomst en daar zitten ook veel meer jongeren op. De voorzitter antwoordt dat hij dit zal opnemen met hiervoor genoemd tweetal en kijken wat de mogelijkheden zijn.
De ondernemersclub loopt de laatste tijd niet fantastisch en het bestuur hoopt dat met de komst van het nieuwe bestuurslid, en met zijn ervaring, daar weer extra nieuw leven in kan worden gebracht.
De voorzitter stelt dat ons clubblad Blik op Portugal er goed uit ziet en vol staat met informatieve en interessante artikelen. We krijgen regelmatig mooie complimenten en regelmatig drukken we daar voorbeelden van af in het blad. Een lid stelt dat het bestuur een enquête onder de leden moet houden over wat de leden in het blad willen hebben. De voorzitter stelt dat hij geen voorstander van zo’n enquête is. Het bestuur samen met de redactie bepaalt de inhoud van het blad en probeert daar een zo breed mogelijk scala aan artikelen in te plaatsen. De voorzitter vraagt aan het desbetreffende lid welk artikel hij dan niet graag in het blad zou willen hebben en het lid geeft het artikel aan van die twee vrouwen die elkaar e-mailen. Waarop een ander lid direct reageert dat ze dat nou juist een van de leukste artikelen in het blad vindt. De voorzitter geeft aan dat dat nu precies de reden is waarom hij geen enquête wil houden: iedereen vindt andere onderwerpen minder of meer interessant. Het bestuur en de redactie streven er naar een zo breed en informatief aanbod aan artikelen voor de leden van onze club te creëren.
Onze website is een prettig te lezen medium met veel informatie. Ook steeds meer informatie die niet of nog niet in het blad staat. Ca. 550 leden hebben tot nu toe een inlogcode aangevraagd. De voorzitter stelt dat dat een behoorlijke groei is ten opzichte van het begin van dit jaar, aan de andere kant is het nog steeds maar de helft van het aantal leden. Een lid stelt voor om daar onderzoek naar te doen: waarom dat de andere helft nog geen inlogcode heeft en daar dan eventuele actie op te ondernemen. De voorzitter stelt na enige aarzeling dat dat misschien nog niet zo’n slecht idee is en zal ook dat opnemen met hiervoor genoemd tweetal. Een ander lid stelt dat het misschien geen slecht idee is om in de Blik op Portugal nogmaals aan te geven hoe je een inlogcode kunt krijgen en dat regelmatig te herhalen, of pro standaard in het colofon te plaatsen. Dat lijkt de voorzitter ook een goed idee en zal dit opnemen met de redactie.
De Portugal Gids. Deze uitgave wordt ook nog steeds als waardevol beschouwd maar ook daar kunnen wel wat meer advertenties in.
Er zijn de laatste tijd weer diverse nieuwe activiteiten bijgekomen. Het Mosselfeest, het Filmfestival, de Discoavond en dit jaar ook weer een Haringpartij. Uiteraard blijven de traditionele activiteiten zoals de Nieuwjaarsborrel, het Koningsfeest en de Jaarmarkt goed bezochte evenementen en zullen ook dit jaar weer plaatsvinden (of hebben al plaatsgevonden). Een lid vraagt of de Jaarmarkt wat nieuw leven ingeblazen kan worden, hij stelt dat het een hoop geld kost en dat er maar weinig mensen op af komen. De voorzitter spreekt dit tegen: de jaarmarkt levert geen geld op én kost geen geld. De standhouders waren vorig jaar zeer tevreden, 4 ervan hebben na afloop laten weten hun beste omzet ooit gedraaid te hebben. De anderen waren ook dik tevreden. Helaas was het weer een kleine spelbreker met een flinke bui zo rond 3 uur ‘s middags, maar toch waren er uiteindelijk zo´n 250 bezoekers op af gekomen.
De voorzitter vertelt dat het pand waar we met ons kantoor inzitten waarschijnlijk wordt verkocht. De club is op zoek naar een gegadigde die het wil kopen en daarna in een aantal jaren via een huur/koopconstructie aan de club weer te verkopen. Een van de leden stelt dat de aankoop van onroerend goed goedgekeurd moet worden door de ALV. Dit wordt door de voorzitter beaamt.
De voorzitter stelt dat naast de eigen inbreng van vorig jaar nog eens 10.870 euro voor charity is binnengekomen. Daarvoor is er een apart rekeningnummer. En deze bedragen komen dus ook niet in de verlies- en winstrekening van de club. 3.000 euro komt van een gulle gever, 7.500 euro komt van de golfclub Serra de Monchique, nog 2 leden hebben spontaan 110 euro overgemaakt en op de jaarmarkt vorig jaar is door 2 leden voor 260 euro aan gekregen keramiek verkocht. Ondertussen heeft het kindertehuis Bom Samaritano 2 professionele wasmachines en 2 drogers gekregen voor een waarde van 5.500 euro. Daarnaast hebben de Bombeiros in Monchique een defibrillator gekregen van 1.250 euro. Er staat nu nog zo´n 7.000 euro op de NCA-charityrekening. Daarvan wordt in ieder geval het hek van het kindertehuis gerepareerd, kosten ca. 1.200 euro, en gaan we een deel van medicijnen voor enkele chronisch zieke kinderen, ter waarde van 1.500 euro die niet door de verzekering wordt gedekt, vergoeden.
De voorzitter stelt dat op de clubactiviteiten en -evenementen zowel leden als niet-leden welkom zijn, maar niet voor hetzelfde geld. Alleen, hoe maak je het onderscheid? Vroeger werd er nog weleens gevraagd naar je lidmaatschapskaartje bij de ingang van een evenement. En als niet-lid moest je dan (meer) betalen. Maar zeker de helft van de leden heeft haar lidmaatschapskaartje dan niet bij, dus dat werkt ook niet echt handig. Het bestuur is nu aan het onderzoeken of we misschien (ook) een digitaal lidmaatschapskaartje kunnen aanmaken. Dan zit het in je mobieltje en die heb je dus altijd bij…;-)
De penningmeester presenteert de winst- en verliesrekening over 2018. De cijfers van de Lda. en die van de club zijn hier zowel apart als geconsolideerd in opgenomen. Het jaar is afgesloten met een verlies van 11.908 euro. Hierin zitten de afschrijvingen van oude debiteuren van 2010 t/m 2016 voor 7.957 euro en een elektra- en waterrekening uit 2017 van 1.580 euro. Anders zou het verlies 2.371 euro zijn geweest. Voornaamste reden van het verlies is teruggelopen advertentie-inkomsten. Verder zijn er een paar kosten in 2018 hoger dan gebudgetteerd zoals personeelskosten wegens het aantrekken van een parttime kracht voor de ledenadministratie, waardoor er meer tijd over is voor o.a. het beantwoorden van vragen van leden en het coördineren van de clubactiviteiten.
Het verslag van de kascommissie was niet voorhanden, waardoor de voorzitter van de kascommissie mondeling zijn bevindingen mededeelde. Samen met zijn collega hebben zij de cijfers doorgenomen en zijn geen bijzondere zaken tegengekomen. Wel baart het hen zorgen dat er weer een verlies is geleden en de zorg wordt uitgesproken dat dit geen trend moet worden. Verder hebben zij diverse vragen aan de penningmeester en voorzitter gesteld die naar tevredenheid zijn beantwoord. Hun conclusie was dan ook om decharge aan het bestuur te verlenen over de financiën van 2018.
De voorzitter brengt dit in stemming waarop 16 leden voor decharge stemmen en 1 stem tegen. Hiermee is door de vergadering decharge verleent aan het bestuur.
Aangezien geen andere leden zich aanbieden voor de kascommissie 2020, meldt Rens Kragtwijk zich hiervoor opnieuw aan, samen met Don Meeuwissen die zich al aangeboden had.
Over het budget voor 2019 vraagt een lid of er niet meer geld aan de leden gevraagd kan worden bij de activiteiten en evenementen. De voorzitter zegt de drempel voor deelname graag laag te houden en denkt dat die extra inkomsten niet opwegen tegen een professionele aanpak van de advertentieverkoop. Hetzelfde lid vraagt waarom de kosten voor de advertentieverkoop zo hard zijn gestegen, van 4.800 euro naar 9.000 euro. De voorzitter antwoordt dat de advertentieverkoopster vorig jaar pas laat gestart is. De advertentieverkoopkosten zijn een percentage van de verkochte advertenties. Daarom zijn die kosten in 2018 laag uitgevallen. Ook de voorzitter van de kascommissie spreekt zijn zorgen uit over de mogelijke trend van weer een jaar met verlies, en stelt o.a. voor om geen advertenties meer te plaatsen van dubieuze adverteerders, of om te kiezen voor pre-pagamento. Ook werd geopperd om een digitale versie van de Blik op Portugal uit te geven of om de contributiebijdrage van de EU-leden te verhogen, ten einde de portokosten te kunnen beperken. De voorzitter geeft aan dat, mocht er volgend jaar meer verlies worden geleden als gebudgetteerd, hij bij deze toezegt ook aan de uitgavenkant maatregelen te nemen.
De voorzitter vraagt aan de aanwezige leden om het budget goed te keuren: 16 leden stemmen voor 0 leden stemmen tegen. Hiermee is het budget voor 2019 goedgekeurd.
Rondvraag
Rens Kragtwijk prefereert dat de agenda die werd uitgedeeld op de vergadering zelf, mee opgestuurd wordt bij de bevestiging van deelname aan de ALV. Hij vermeldt ook dat de agenda niet helemaal overeenstemt met het werkelijke verloop van de vergadering. De voorzitter is het daar mee eens, volgend jaar zal de agenda met de jaarstukken worden opgestuurd.
Frank Spelbos vindt dat het niet kan dat een NCA-lid zich moet aanmelden voor de ALV, waarop de voorzitter antwoordt dat de vooraf aanmelding nodig is omwille van logistieke redenen.
Wim van Broekhoven stelt voor om de cijfers groter op te nemen. Het bestuur zegt toe dit te zullen proberen waarbij wel van belang is dat alle cijfers geconsolideerd getoond worden.
De voorzitter sluit de vergadering om 22.15 uur.
