Notulen ALV NCA 7 April 2023 –Aldeia Portimao

Aanwezig: 60 stemhebbende leden waaronder: Margaret Krijnen, Luc Hautvast, Bruno Fermin Melo, Kethrin Megens, Jacqueline Ram en Edwin Geelen. Tevens aanwezig Ben van Dijke (kas commissie).

Voorzitter Algemene Vergadering: Joost Rombouts

Notulen: Michele Wolters

Alle aanwezigen hebben de convocatie ontvangen alsmede de agenda.

  1. Welkom door Joost Rombouts

Omdat er geen quorum is, wordt de vergadering gesloten. Joost heropent de vergadering.

 

  1. De notulen van vorig jaar worden goedgekeurd.
  2. Terugblik 2022
  • Margaret Krijnen presenteert en analyseert de plannen van 2022, waaronder de missie en de hoogtepunten.
  • Verslag van de penningmeester over 2022:

-Kleinere groei in aantal leden t.o.v. 2021

-Kosten Blik op Portugal minder dan begroot door: minder leden, minder extra BOP’s besteld, portokosten gingen later in het jaar omhoog.

-Kosten activiteiten: lager vanwege lage opkomst ALV en geen Nieuwjaar borrel kosten, rest activiteiten zijn kosten neutraal.

-Algemene kosten significant hoger vanwege o.a. nieuwe website, meer activiteiten dus meer kosten medewerkers, reiskosten/km vergoeding van 0.25 naar 0.36

-Overige inkomsten: finale afrekening LDA, waarvoor speciale dank aan Jos de Raay (vorige penningmeester)

Samengevat: meer inkomsten door afrekening LDA en meer leden, meer kosten door nieuwe website en voor organisatie van activiteiten. Hierdoor positief resultaat van 1600 euro.

Vraag/antwoord

  • Worden echtparen als 1 of 2 leden gerekend? / 1 lid. Lidmaatschap gaat per adres.
  • Hoe lang is de contributie al 60 euro?/al jaren
  • Nul budget, waarom geen reserve creëren?/ er is een reserve van €23.000

 

  • Verslag Charity account 2022

– 4 goede doelen gekozen, waarvan 3 al een schenking ontvangen hebben. Geen actuele kosten kindertehuis.

Vraag/antwoord

– Is er in het budget van de vereniging een post charity?/nee

– Waar zijn schenkingen op gebaseerd?/n.a.v oproepen in onze media zijn er een 4-tal uitgekozen en zijn projecten goedgekeurd en betaald.

  • Verslag kascommissie 2022

3x bij elkaar gekomen. positief resultaat, alle informatie ontvangen en gecheckt

Ben: mocht er iets niet goed zijn, trekt kascommissie het boetekleed aan.

  • Decharge beleid Bestuur voor 2022-unaniem goedgekeurd

4. Vooruitzichten 2023

  • Vooruitzicht van de voorzitter. Belangrijkste punten:

-Focus Algarve, door en voor leden

-Focus ledenwerving

-Optimalisatie sociale media en website

-Verbeteren informatie voorziening

-Aandacht voor ‘oudere jongeren’

-Kidsclub

-Koffiemorgens, ondernemers bijeenkomsten en wandelen

-Grotere activiteiten exclusief voor NCA leden

  • Vooruitzicht penningmeester 2023
    1. Groei leden ca 100
    2. Inkomsten LDA: ca €2500 (Vraag: kan LDA verkocht worden? NEE)
    3. Uitgaven:
      1. BoP omhoog (meer leden)
      2. Portokosten omhoog
      3. Kosten NCA omlaag (minder werk activiteiten)
      4. ALV en nieuwjaarsborrel-rest activiteiten kosten neutraal

4. Resultaat: NUL

Vragen/antwoorden:

  1. Zijn er al 100 nieuwe leden? We zitten nu op nul maar wel nog 100 meer dan een jaar geleden (iedere maand)
  2. Hoe budgetteer je reiskosten? We volgen het maximaal tolaatbare volgens Portugese fiscus,
  3. Visie over Portugal verspreiden?/ We focussen met activiteiten op Algarve, info in onze media is heel Portugal.. Er is geen budget voor activiteiten in hele land te organiseren
  4. Bop is 67% van het budget, is het een idee om het online te doen? We gaan dit komend jaar onderzoeken
  5. Is er geen advertentie inkomsten voor de NCA? We hebben geen inzicht in de advertentie inkomsten van Capslock. Wel is de verhouding advertenties tot tekst in het blad vastgelegd. We hebben ervoor gekozen om kostprijs voor NCA laag te houden en stabiliteit te creëren.
  6. Enquête houden over de wens van de leden wel/niet online?/ We gaan het komend jaar mogelijk onderzoeken of het een onderdeel van onze media gaat worden.
  7. Is het een overweging om bijv. een stichting op te richten?/ Bestaat niet in Portugal. We zijn een vereniging zonder winstoogmerk.

 

  • Aanstellen kascommissie 2023: idem als 2022
  • Goedkeuring mogelijke aanpassing contributie en/of mogelijke differentiatie in contributie per 1/1/2024 (toelichting penningmeester).

Penningmeester vraagt net als vorig jaar toestemming indien nodig voor verhoging/verlaging van de contributie met 5 euro en/of differentiatie van tot 20 euro.  Afgelopen jaar geen gebruik van gemaakt. Als we dit doen is dit per 1 januari. Akkoord

Vraag/antwoord:

  • Evt alleen Eu leden verhogen? /is administratief ingewikkeld plus sommigen wonen deels in EU en deels PT.
  • Kan er een terugverdien model afgesproken worden door bijv. kosten compenseren met adv inkopen Capslock/ieder jaar wordt er onderhandelt met Caps. We willen geen extra variabiliteit in de inkomsten hebben.
  • Wie controle op reserve? / het bestuur

 

  • Charity beleid

Het kindertehuis Bom Samaritano zal eerste keus zijn.

We zoeken andere charitatieve instellingen die aan de volgende eisen moeten voldoen:

    1. Duidelijke link met Portugal en/of de Portugese bevolking
    2. Praktisch toepasbaar (dus hulpmiddelen of goederen – geen algemene schenking)
    3. Bij voorkeur lange termijn of samenwerking relatie aan te gaan
    4. Te betrekken in NCA activiteiten (indien mogelijk).

Doel is om eens per jaar een inzamelingsactie te doen en zoveel mogelijk te schenken.

Ideeën voor mogelijke goede doelen die anagedragen worden door de aanwezige leden (bestuur zal deze in overweging nemen):

  • Nederlanders in Portugal die het moeilijk hebben of alleen zijn
  • Armen in Algarve helpen, nogmaals in de BoP een oproep doen.
  • Boomplant dag, laten we wat terug geven aan de natuur. Er bestaat een organisatie in west algarve die dit doet: Regeneration (?)
  • Waterproblematiek
  • Samenwerking zoeken met bijv. de rotary

 

  • Rondvraag
  • Blad komt steeds later in de bus/ anderen hebben daar geen last van. (Let op: in januari is er geen BoP gekomen, deze is doorgeschoven naar juli!)
  • Jaarcijfers per email? We hebben dit jaar op juridisch advies besloten om het niet te doen. Om vertrouwelijkheid te waarborgen.

 

  • Vergadering wordt gesloten