Notulen Algemene Leden-Vergadering NCA gehouden op 24 april 2021 in Lagoa.

Aanwezig: 30 stemhebbende leden waaronder: Margaret Krijnen, Luc Hautvast, Bruno Fermin Melo, Kethrin Megens, Edwin Geelen en Joost Rombouts. Tevens aanwezig Ben van Dijke en Carla Kersten (kas commissie).

Notulen: Michele Wolters

Alle aanwezigen hebben de convocatie ontvangen alsmede de agenda.

  1. Welkom door de voorzitter Margaret Krijnen.
  2. Omdat er geen quorum is, wordt de vergadering gesloten. De voorzitter heropent de vergadering.
  3. De notulen van vorig jaar worden goedgekeurd.
    1. Vraag over het ere lidmaatschap. Dit is besproken en besloten door het bestuur dit niet in te voeren.
  4. 2020
    1. De voorzitter presenteert en analyseert de plannen van 2020 waaronder het gehouden ledenonderzoek.
    2. Joost Rombouts legt namens penningmeester Jos de Raay het financiële verslag 2020 uit. Advertentie verkoop is tegengevallen (covid), extra kosten advertentie verkopers, wisseling medewerkers administratie en opheffen LDA.
      1. Vraag 1: waarom de personeelskosten hoger zijn. Antwoord : Het overnemen en overdragen van het secretariaat heeft veel tijd gekost.
      2. Vraag 2: hoe kan het bedrag voor personeel en redactie verschillende bedragen zijn. Antwoord : Dit komt om dat het één reële kosten zijn en de ander gebudgetteerde kosten.
  • Vraag 3: Wil meer uitleg over de kosten. Zeker gezien het feit dat er ruim 15.000 verlies is. Antwoord : Er hebben veel veranderingen plaatsgevonden, dat kost geld. De LDA wordt opgeheven, slechte advertentie verkoop (door corona), geen activiteiten die wat opleveren.
  1. Vraag 4: wie controleert uitgaven? Wie is verantwoordelijk? Antwoord : het bestuur is verantwoordelijk, de penningmeester adviseert en de kascommissie controleert (2 personen)
  2. Ben van Dijke van de kascommissie legt uit: verlies komt door minder activiteiten, minder inkomsten. Kosten/baten moeten bewaakt worden.
  3. Voorstel aan bestuur : plan maken met de nieuwe kascommissie (Ben van Dijke en Carla Kersten). En ieder kwartaal bij elkaar komen met penningmeester (Luc Hautvast) om zo vinger aan de pols te houden.
  1. Decharge beleid bestuur 2020. Op 1 na unaniem goedgekeurd.
  1. Voordragen nieuwe bestuursleden
    1. Joost Rombouts, Jos de Raay en Jan Menninga vertrekken.
    2. Nieuwe bestuursleden:
    3. Luc Hautvast: Penningmeester
    4. Kethrin Megens: Leden
    5. Wam van Strij de Regt (niet aanwezig): digitalisering
    6. Bestaand bestuurslid Edwin Geelen zal secretaris worden.
    7. Benoeming nieuwe bestuursleden/rollen goedgekeurd.
  2. 2021
    1. Vooruitzichten van de voorzitter. De belangrijkste punten:
      1. De info webinars blijken een groot succes, daarom zullen we hier mee door gaan. Daarmee bereiken we ook dat leden uit het hele land en in de EU mee kunnen doen.
      2. Vervolg marktonderzoek leden, maar ook onder de niet leden
  • Ondernemers bijeenkomsten vanaf september weer
  1. Geschreven media kosten van variabel naar vast en advertentie verkoop gaat naar 3e partij: Caps Lock. Caps Lock maakt al 10 jaar de Blik op Portugal.
  2. Vraag: kan de Nederlandse ambassade naar de Algarve komen. Antwoord : hier wordt aan gewerkt, maar het schijnt logistiek ingewikkeld te zijn.
  1. Vooruitzichten van de penningmeester.
    1. Bladen / advertentieverkoop per 1 maart volledig uitbesteed – daardoor vaste kosten en geen risico commerciële inkomsten
    2. LDA wordt in de loop van 2021 opgeheven
  • Daarom vergelijken met 2020 erg lastig aangezien ons model (financieel gezien) dus volledig veranderd is.
  1. Vraag: waarom LDA weg? Antwoord : De LDA was er voor commerciële doeleinden (advertentie verkoop) want de vereniging mag geen winst maken. Nu we de advertentie verkoop uitbesteden, is dit overbodig, en kunnen we kosten besparen door de LDA op te heffen. We krijgen dan een veel duidelijker en overzichtelijker kosten plaatje.
  2. Vraag: Vast bedrag voor advertentie? Antwoord : Nee er wordt een vast bedrag voor het maken van het blad betaald per lid. De opbrengsten van advertentie verkoop is voor de derde partij. NCA betaalt portokosten, administratie en boekhouding. Activiteiten zijn budget neutraal.
  3. Vraag: Is er negatief kapitaal bij LDA als we opheffen en is dit risico voor de vereniging? Antwoord : LDA moet eindigen met 0 euro. opbrengsten en kosten naar vereniging. LDA opheffen kost wat geld. In 2020 is er bewust verlies gecreeerd in de LDA vanwege het opheffen. Is overgeheveld naar vereniging.
  • Vraag? Is LDA verbonden aan vereniging? Antwoord : Nee
  • Vraag: gaan kosten naar beneden in de nieuwe samenstelling? Antwoord : Weten we nog niet maar niet waarschijnlijk.
  1. Extra toelichting: Mocht de derde partij meer advertenties verkopen, mag de NCA in verhouding meer informatie in het blad zetten.
  1. Aanstellen kascommissie 2021
    1. Ben van Dijke en Carla Kersten. Unaniem aangenomen
  2. Aanpassing contributie en/of mogelijke differentiatie in contributie per 1/1/2022.
    1. Omdat leden en activiteiten variabel zijn en de enige bron van inkomsten stelt de penningmeester voor de mogelijkheid te creëren om de contributie aan te passen en eventueel te differtieren (1/3 van de Bladen worden naar de EU verstuurd)
    2. Voorstel:
      1. Algemene contributie verhogen/verlagen met €5
      2. Differentiatie contributie (€20 extra voor EU leden, i.v.m. porto kosten)
  • Vraag 1 Waarom laten we toe verzending buiten portugal? Antwoord : Er zijn veel EU leden vanwege 2e huis in Portugal, overwegen naar PT te verhuizen en/of hebben vrienden/familie in PT.
  1. Vraag 2 : Waarom geen digitale versie? Hier wordt over gesproken. Voorlopig houden we het bij het fysieke blad. Dit dient ook als visite kaartje (ligt bij mensen thuis).
  2. Vraag 3: kan je zomaar verlagen of verhogen contributie? Ja dat kan, zo lang de balans maar op o eindigt en de ALV toestemming geeft
  3. Voorstel is aangenomen. 1 tegenstem.
  1. Rondvraag
    1. Kan er voor jongeren een goedkoper abbonnement met allen digitale versie van het blad komen? Voor hen is het vaak te duur. . Antwoord : Goed idee, zullen we in overweging nemen
    2. Kan er subsidie gevraagd worden voor culturele en sociaal maatschappelijke doelen? Antwoord : Staat betaalt bijna niks. Wordt uitgezocht.
    3. Is er contact met Spanje club? Antwoord : Ja daar is contact mee gezocht, samenwerking is vooralsnog lastig.
    4. Hoe zit het met de dubieuze vorderingen. Antwoord : Die zijn allemaal betaald
    5. Bestuur en vrijwilligers worden bedankt
  2. Vergadering wordt gesloten.