Datum: 25 mei 2025
Locatie: Sportsbar Tiramisu Quarteira
Aanwezig: Jacqueline Ram, Lucas Houtvast, Mark de Visser, Pieter van Veen, Bruno Fermin Melo, Chantal van Leeuwen, Olga Wallet, Kascommissie en 23 leden.

Opening & Welkom

  • Lucas opent de vergadering.
  • Jacqueline heet iedereen welkom namens het bestuur en licht de missie toe met focus op de Algarve.

Doelstellingen en activiteiten voor 2024

    • Kwalitatieve groei:
      • Focus op kwalitatieve groei in plaats van kwantitatieve groei.
      • Kennisoverdracht via diverse mediakanalen. 
    • Blik op Portugal (BoP):
      • Digitale versie is beschikbaar, maar functioneert nog niet optimaal. 
    • Charity:
      • Fondsenwervingsactie gehouden op de jaarmarkt met een opbrengst van ongeveer €1.000.
      • Verkoop van oliebollen leverde €950 op voor het kindertehuis. 
    • Ondernemersclub:
      • Heractivering is een doorlopend proces.
      • Margret startte enthousiast, maar moest stoppen vanwege werk in Nederland; nu onder beheer van de evenementenmanager Pieter.
  • Evenementen
  • 8 goed bezochte informatieve webinars.
  • 3 kidsclub-activiteiten (paaseieren, Sinterklaas en vrijmarkt).
  • Jaarmarkt: 500 bezoekers, 36 stands (record!).
  • Haringparty: 220 bezoekers.
  • Koningsdag: uitverkocht evenement met 250 deelnemers (in samenwerking met de Nederlandse ambassade).
  • Boottocht in Silves, padeltoernooi en kerstdiner waren allen uitverkocht.
  • Maandelijks vinden er koffieochtenden, ondernemersborrels en wandelingen plaats.

Ledenontwikkeling en Contributie

  • Sinds de zomer van 2024 is er een afname in het ledenaantal geconstateerd. Eerdere groei (onder andere door Covid) werd niet voortgezet, terwijl stabiliteit was verwacht. Minder leden betekent lagere contributie-inkomsten. De prijsverhoging voor leden met een buitenlands adres wordt pas in 2025 doorgevoerd.

Financiën

  • BoP:
    • Er is een contract afgesloten met het bedrijf dat Blik op Portugal drukt. 
  • Activiteitenbudget:
    • Voor 2024 was een budget van €3.000 vastgesteld.
    • Sommige evenementen kosten geld, andere worden deels gesubsidieerd. De kosten per locatie en evenement zijn lastig te voorspellen.
    • Overige vaste kosten, bijvoorbeeld voor een nieuw systeem, zijn doorgeschoven naar 2025.

Resultaat 

  • Eindresultaat:
    • Netto winst van €900.
    • Inkomsten door het dalende ledenaantal liggen €7.600 onder budget.
    • De kosten van BoP waren €3.300 boven budget. 
  • Balans:
    • De behaalde winst wordt toegevoegd aan het eigen vermogen.

Contributie, ledenaantal en betalingssysteem

Er werd opgemerkt dat er 308 leden waren die geen contributie betaalden en dat het ledenaantal snel afneemt. De vraag was hoe het lidmaatschap aantrekkelijker kan worden gemaakt. Lucas gaf aan dat dit onderwerp op een later moment uitgebreid besproken wordt.

Vervolgens werd gemeld door Lucas dat het aantal niet-betalende leden inmiddels is teruggebracht naar 80. Tot drie jaar geleden kende het systeem uitsluitend kalenderjaar leden, waarbij leden voor een half jaar of een jaar betaalden. Dit leidde ertoe dat op 1 januari ongeveer 1000 leden in één keer door het systeem werden verwerkt. Met het nieuwe model is het mogelijk om op elke datum toe te treden en pro rata te betalen. Ondanks deze flexibiliteit blijft het merendeel van de leden toch aangesloten op het traditionele kalenderjaar, wat resulteert in een bulk van ongeveer 1000 e-mails en betalingen begin december. 

Resultatenoverzicht

Er gingen meerdere vragen over het ontbreken van een duidelijk overzicht op de balans per 1 januari en over de resultaten voor 2024.

  • Een vraag werd gesteld of er niet een overzicht per 1 januari aanwezig moest zijn. Het antwoord van Lucas verwijst naar het resultaat en eigen vermogen (EV). Lucas vond dit, gezien de aanwezigheid van Frans van de financiële commissie, niet van belang. Toch werd opgemerkt dat het boekjaar 2024 (1 januari t/m 31 december) in de presentatie niet expliciet is genoemd.
  • Er werd gevraagd of het overzicht van het eigen vermogen per 1 januari 2024 (dus met terugblik op 2023) schriftelijk beschikbaar kon worden gesteld. Lucas bood aan de presentatie toe te sturen voor geïnteresseerden. Tevens werd gesuggereerd dat voor 2024 en 2025 zowel een begin- als een eindbalans opgenomen dienen te worden; dit werd door Lucas en Henrica als een waardevolle toevoeging gezien.

Charity account

Er werd aandacht besteed aan het aparte Charity Account, dat los staat van het NCA-account en als zelfstandige financiële stroom wordt beheerd.

  • Vorig jaar werden er twee evenementen onder dit account geboekt: de jaarmarkt en de oliebollenactie. 

Overige vragen

  • Frans van de kascommissie stelde een vraag over niet betalende leden, maar werd gerustgesteld dat de situatie nu duidelijk is, zoals eerder besproken.
  • Er werd door een deelnemer gevraagd naar een huishoudelijk reglement. Jacqueline gaf aan dat er een concept intern werkdocument bestaat waarin wordt benoemd wie welke taken uitvoert. Dit document wordt gedeeld met de nieuwe kascommissie.

Niet-betalende leden

  • Er werd gevraagd of onder de niet-betalende leden ook mensen zitten die hun lidmaatschap hebben opgezegd. Lucas verduidelijkte dat zodra een opzegt, deze niet meetelt in deze cijfers. De 308 leden betreffen uitsluitend degenen die zonder nadere opgave niet hebben betaald.

Doelstellingen en activiteiten 2025

Voor het komende jaar ligt de focus op het verder realiseren van de missie en het verbeteren van zowel de inhoud als de toegankelijkheid van de diensten:

    • Digitale toegankelijkheid:
      • De huidige website bevat 10.000 documenten, maar deze zijn lastig te vinden door bezoekers.
      • De digitalisering van Blik op Portugal is gerealiseerd; er wordt nagedacht over de eventuele invulling van een tweede fase. 
    • Kennisoverdracht en leden verbinding:
      • Er is een ledenenquête verstuurd om te inventariseren wat de leden belangrijk vinden. Veel suggesties zijn binnengekomen en daar gaan we dit jaar verder mee aan de slag. Naast kennisoverdracht wordt er extra aandacht besteed aan het verbinden van leden, bijvoorbeeld via een aankomende jubileumborrel waarin zowel live evenementen (zoals een sessie over belastingen in Portugal) en webinars worden gecombineerd. 
    • Charity met een Portugees karakter:
      • De uitgangspunten voor charity blijven ongewijzigd, met de nadruk op een duidelijk Portugees karakter. Leden worden gevraagd naar ideeën voor goede doelen, vorige verzoeken, zoals het financieren van brillen voor kinderen, zijn altijd gehonoreerd. 
    • Toegankelijkheid van diensten:
      • De website wordt vernieuwd om informatie toegankelijker te maken.
      • Het ‘online lid worden’ en ‘evenementen inschrijvingen’ worden eenvoudiger. 
    • Ondernemersclub:
  • Naast de maandelijkse borrels, die nu vooral gezelligheid bieden, ligt de ambitie om het netwerk verder uit te breiden en meer inhoudelijke evenementen te organiseren.

Ledenonderzoek

  • Uitkomsten:
    • Van de 1400 leden hebben er 320 gereageerd.
    • De belangrijkste redenen voor lidmaatschap zijn:
      • 69,4% waardeert de informatievoorziening
      • 27,2% hecht waarde aan het contact
    • De diensten zoals Blik op Portugal, de website en de digitale nieuwsbrief worden overwegend positief beoordeeld.
    • Tevens geeft 64% aan de NCA-evenementen te bezoeken.
  • Aanbevelingen:
    • De tips van de respondenten zullen gedeeld worden met de redactie teams om de informatievoorziening verder te optimaliseren.
    • Er wordt op de langere termijn nagedacht over de inzet van Facebook en eventuele alternatieven, zoals verbindende functies op de website.
    • Het aanbod van leden om mee te denken en mee te doen, wordt actief benut. 
  • Communicatieverbetering:
    • De website krijgt op termijn extra functionaliteiten.

Activiteiten beoordeling

  • Er werd gevraagd of de resultaten van de enquête suggereren dat 40% van de leden de activiteiten slecht beoordeeld. Jacqueline geeft aan dat dit onjuist is. Uiteindelijk werd toegelicht dat de negatieve score slechts 6% bedraagt.

Leden retentie en exit-interviews

  • Een deelnemer vroeg wat er wordt gedaan om de leden-terugloop te stoppen. Jacqueline lichtte toe dat het bestuur zich blijft inzetten op kwaliteitsverhoging van activiteiten en de verbetering van de informatievoorziening. 
  • Er werd voorgesteld om bij elk vertrek van een lid een exit-interview te doen om de vertrekreden vast te stellen. Jacqueline gaf aan dat bij elke opzegging standaard de vraag “wat is de reden?” wordt gesteld. Indien er aanleiding is om verder te onderzoeken, neemt zij persoonlijk contact op. 

Jongere leden

  • Er werd opgemerkt dat er veel jonge mensen emigreren en dat de club wel eens “oude mannen en oude vrouwen club” wordt genoemd. Jacqueline geeft aan dat jonge mensen persoonlijk worden benaderd en dat er samenwerkingen zijn met bijvoorbeeld NOAP en Paradijsvogel. Er werd voorgesteld om een denktank in te richten om dit thema verder te onderzoeken. 

Kennisoverdracht 

  • Er wordt erkend door het bestuur dat de huidige technologie verouderd raakt.
  • Momenteel zijn er ongeveer 500 artikelen op de website gepubliceerd, maar de interactie of betrokkenheid komt doorgaans niet verder dan 3 tot 4 artikelen. Mark benadruk dat het essentieel is om te onderzoeken wat leden daadwerkelijk belangrijk vinden.

Ledenwerving

  • Het lidmaatschap is het afgelopen jaar met ongeveer 100 leden afgenomen.
  • Door technologische aanpassingen wordt het eenvoudiger om te registreren en het lidmaatschap te beheren. Er zullen ook gerichte marketingactiviteiten worden opgestart om nieuwe leden te werven.

Digitalisering

  • Er werd gevraagd of leden afhaken zodra zij vinden dat ze voldoende informatie hebben ontvangen. Mark stelde dat als iemand genoeg waarde heeft ontvangen, dit geen reden vormt om de informatie niet beschikbaar te stellen. Jacqueline beaamde dit.
  • Er wordt gewerkt aan efficiëntere processen om de service te verbeteren.

Activiteiten en evenementen

Pieter gaf een update over de activiteiten. De doelstelling is om te zorgen voor een positieve voortzetting van deze initiatieven.

  • Evenementen:
    • Paasevenement was een succes.
    • Er worden grote evenementen georganiseerd, zoals:
      • Koningsdag
      • 20 jaar NCA 
      • Haringparty 
      • Jaarmarkt
      • Daarnaast komen er evenementen als filmfestival, muziekquiz, pubquiz, kerstdiner, padel- en golftoernooi. 
  • Doelgroep en format:
    • De doelgroep bestaat voor ongeveer 40% uit mensen tussen de 50 en 60 jaar.
    • Webinars worden een andere invulling gegeven.
    • Er wordt nagedacht over excursies (bijvoorbeeld bridge of klaverjassen) en regionale evenementen.
    • Het motto luidt: “Niet te veel organiseren, maar wel goed. Kwaliteit gaat boven kwantiteit.”

Ondernemersclub

  • Ondernemersclub:
    • Margret is gestopt; haar werkzaamheden zijn overgenomen door Pieter.
    • Er vindt overleg plaats met Capslock en er wordt nagedacht over een denktank, ook met input van Portugese ondernemers en door te spreiden naar andere regio’s.

Financiële vooruitzichten

  • Contributiewijziging per 1 januari 2025:
    • Leden met een postadres buiten Portugal krijgen de keuze: de post versie met een extra bijdrage van €15, of kiezen voor digitaal lezen en/of een adreswijziging doorgeven.
    • Er ontstond een vraag waarom uiteindelijk voor €15 werd gekozen, terwijl tot €20 mogelijk was. Lucas gaf aan dat het tarief van €15 ongeveer de portokosten dekt.
  • Kosten en budget BoP:
    • Er werd een vraag gesteld over de kosten van de BoP en of hierop bespaard kan worden. Hoewel het onderzoek uitwijst dat leden de waarde ervan wel inzien, neemt het bestuur dit punt mee voor verdere evaluatie.
    • Het budget voor het nieuwe administratiesysteem is vastgesteld op €3.000, wat in lijn is met de uitgaven van vorig jaar.
  • Totaalbudget:
    • Het totaalbudget is nul, met de inkomsten en uitgaven ongeveer in evenwicht.

Blik op Portugal

  • Post- en productiedeadlines:
    • Er werd de vraag gesteld waarom het blad altijd te laat aankomt. Lucas merkte dat dit mogelijk bij CTT ligt. Jacqueline deelde mee dat de deadline voor BoP is verschoven van de 20e naar de 10e van de maand, wat resulteert in een eerdere verzending (namelijk 7 dagen).

Kascommisie 

  • De nieuwe kascommissie werd door een stemming goedgekeurd.

Rondvraag

    • Er werd gevraagd waarom er geen samenvattingen van Blik op Portugal worden gemaakt. Dit wordt meegenomen in verdere overwegingen. 
    • De vraag of het consulaat vaker naar de Algarve kan komen (zoals in België) werd besproken. Het antwoord van de ambassade is negatief vanwege budgettaire beperkingen, maar het onderwerp blijft in gesprek.  
    • Er werd gevraagd naar de redenen achter het vertrek van Michele Wolters, waarbij Jacqueline meldde dat zij een zeer gewaardeerde collega was. Het bestuur werkt met 5 freelancers, waarbij de voortgang maandelijks wordt besproken. Transparantie is belangrijk, maar er wordt ook rekening gehouden met privacy. Dus op persoonlijke kwesties wordt niet ingegaan. 
    • Er werd gevraagd waarom de statuten niet op de website staan?:
      • Volgens Lucas is dit niet noodzakelijk, maar leden kunnen deze opvragen. 
    • Er werd gevraagd of bij de enquête duidelijk gemaakt kan worden of deze anoniem is en of de opvolging ervan structureel is. Jacqueline bevestigde dat de enquête anoniem was en dat indien gewenst respondenten hun gegevens achter konden laten.
  • Er is ook een suggestie gedaan om een buddy-systeem op te zetten, waarbij een nieuw lid gekoppeld wordt aan een oud lid. Deze suggestie werd positief ontvangen.
  • Er bestaat een groep leden die wel lid is maar niet regelmatig naar activiteiten komt. Lucas merkt op dat sommige leden bewust alleen gebruik maken van Blik op Portugal, omdat hun behoeften anders liggen. Tegelijkertijd wordt gezocht naar manieren om meer variatie en spreiding in activiteiten te brengen (bijvoorbeeld evenementen als padel, pickleball of nieuwe tennistoernooien).
  • Techtips:
  • Initiatieven als “techtips” zijn gestart om met name de ouderen te ondersteunen (bijvoorbeeld bij het resetten van paswoorden).

Afsluiting:

  • Lucas sloot de vergadering en bedankte alle deelnemers voor hun komst.